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Última revisión: 25 mayo 2018
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE ROCA SALVATELLA BOGOTA SAS
ROCA SALVATELLA BOGOTA SAS, domiciliada en la Calle 93 A No 14-17, oficina 704, de la ciudad de Bogotá y teléfono (+57-1) 3473612 (de ahora en adelante “RS BOGOTA”), pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por RS BOGOTA, este Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de la Información (la “Política”), dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
El principal objetivo y propósito de esta Política es dar a conocer a los Titulares de los Datos Personales sus derechos, así como los procedimientos y mecanismos dispuestos por RS BOGOTA para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
1. DEFINICIONES PRINCIPALES
Las siguientes expresiones usadas en esta Política tendrán la definición que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.
a) “Autorización”: Es el consentimiento previo, explicito e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
b) “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
c) “Dato Financiero”: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
d) “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
e) “Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Ejemplo de datos públicos, son entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a la profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
f) “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
g) “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) “Autorizado”: Es RS BOGOTA y todas las personas bajo la responsabilidad de RS BOGOTA, que por virtud de la Autorización y de esta Política tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
i) “Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue RS BOGOTA a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
j) “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
k) “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
l) “Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
m) “Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
n) “Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
o) “Habeas Data”: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
2. PRINCIPIOS
RS BOGOTA, en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, hará uso de, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por RS BOGOTA, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les compartan Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data de los Titulares y así dar cumplimiento a las obligaciones de ley de RS BOGOTA.
Estos principios son:
a) Autorización Previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, RS BOGOTA buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 de 2013 y las normas concordantes.
b) Finalidad Autorizada: Toda acción de Tratamiento de Datos Personales se realizará con las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización conferida por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de los fines informados y consentidos por los Titulares de los Datos.
c) Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser cierto, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, RS BOGOTA deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular que complete o corrija la información.
d) Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo requiera, RS BOGOTA deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de RS BOGOTA encargada de la protección de datos personales.
e) Circulación Restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de RS BOGOTA que cuente con autorización para ello, o por quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por RS BOGOTA para llevar a cabo el Tratamiento.
f) Temporalidad: RS BOGOTA no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
g) Confidencialidad: RS BOGOTA debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultar esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta regla.
i) Confidencialidad y Tratamiento Posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y RS BOGOTA haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo tratados de conformidad con esta Política y con la ley.
j) Individualidad: RS BOGOTA mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de Encargado de las bases de datos en las que es Responsable.
k) Necesidad: Los Datos Personales sólo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.
3. TARATAMIENTO Y FINALIDADES
Los Datos Personales recolectados y tratados por RS BOGOTA deberán someterse estricta y únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
a) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de RS BOGOTA.
b) Cumplir con los procesos internos de RS BOGOTA en materia de administración de proveedores y contratistas.
c) Incorporación a bases de datos o ficheros automatizados de datos de carácter personal de los cuales RS BOGOTA es titular y responsable. Con este objeto, se proporcionará al Titular de los Datos Personales los recursos técnicos adecuados para que, con carácter previo, pueda acceder al Aviso de Privacidad, a esta Política o a cualquier otra información relevante, y pueda prestar su consentimiento, a fin de que se proceda al tratamiento automatizado de sus Datos Personales.
d) Utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
e) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
f) El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
g) El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de RS BOGOTA.
h) Procesos al interior de RS BOGOTA, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
i) La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
j) Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
k) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de RS BOGOTA .
4. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo con la ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a RS BOGOTA o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a RS BOGOTA, salvo que la ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
c) Presentar solicitudes ante RS BOGOTA o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley.
e) Revocar su Autorización y/o solicitar la eliminación de sus Datos Personales de las bases de datos de RS BOGOTA, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento RS BOGOTA o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en gestiones contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
f) Requerir acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
g) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
h) Tener acceso fácil al texto de esta Política y sus modificaciones.
i) Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran registrados en RS BOGOTA para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
j) Conocer a la dependencia o persona facultada por RS BOGOTA frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
Los Titulares podrán ejercer los derechos que les otorga la ley y llevar a cabo los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo, podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
5. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
RS BOGOTA ha designado al Área de Dirección como responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona u área encargada tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la ley y esta política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
b) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
Los datos de contacto del Servicio al Cliente son:
Dirección física: Calle 93 A No 14-17, oficina 704
Dirección electrónica: carolsanchez@rocasalvatella.com
Teléfono: (+57-1) 3473612
6. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
6.1. CONSULTAS
RS BOGOTA dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de RS BOGOTA.
Estos mecanismos podrán ser físicos, electrónicos, a través del correo del área encargada Carol Sánchez, o telefónicamente, en la línea de atención (+57-1) 3473612.
Cualquiera que sea el medio, RS BOGOTA guardará prueba de la consulta y su respuesta.
a) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, RS BOGOTA recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de RS BOGOTA , y se la hará conocer al solicitante.
b) RS BOGOTA dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por RS BOGOTA.
c) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido en el literal anterior, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el solicitante para su comunicar su solicitud.
d) La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por RS BOGOTA.
6.2. PETICIONES Y RECLAMOS
RS BOGOTA dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen peticiones o reclamos respecto de (i) Datos Personales tratados por RS BOGOTA que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes que la ley le impone a RS BOGOTA .
Estos mecanismos podrán ser físicos, electrónicos, a través del correo del área encargada carolsanchez@rocasalvatella.com, o telefónicamente, en la línea de atención (+57-1) 3473612.
a) La petición o reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así:
- Deberá dirigirse a RS BOGOTA por vía electrónica a la dirección de correo carolsanchez@rocasalvatella.com; físicamente a la dirección Calle 93 A No 14-17, oficina 704 de Bogotá; o telefónicamente, en la línea de atención (+57-1) 3473612.
- Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
- Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar a la petición o reclamo y el objetivo seguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
- Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
- Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
- Antes de atender la petición o el reclamo RS BOGOTA verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello podrá exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que necesarios según sea el caso.
b) Si la petición, el reclamo o la documentación adicional están incompletos, RS BOGOTA requerirá al solicitante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el solicitante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de la solicitud inicial, se entenderá que ha desistido de la misma.
c) Si por cualquier hecho la persona que recibe la petición o reclamo al interior de RS BOGOTA no es competente para resolverlos, dará traslado al área competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al solicitante.
d) Una vez recibida la petición o el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de RS BOGOTA donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “petición en trámite” o “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
e) El término máximo para atender la petición o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. Medidas de seguridad para la protección de Datos Personales
Hemos adoptado los niveles de seguridad necesarios para la protección de los Datos Personales que nos proporcione como cliente e instalado todos los medios y medidas técnicas para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de la información registrada.
7. VIGENCIA
Esta Política rige a partir del 1 de agosto de 2019. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.