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Erik Rigola

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Aprender la metodología agile por necesidad y a través del learning by doing

Tras cerrar mi participación en un proyecto me plantearon la siguiente pregunta: “del 1 al 10, ¿cuántas posibilidades existen de que recomiendes la metodología agile en proyectos de características similares?”, mi respuesta clara y contundente: “No es que lo recomiende en este tipo de proyectos, es que estoy empezando a plantearlo en todos en los que participo. De hecho, ya tengo varios paneles en Trello creados y estamos ajustando las ceremonias típicas de agile”.

Esta pregunta me llevó a realizar una reflexión alrededor de cuáles han sido las claves del éxito en la implementación de la metodología de este proyecto y, seguramente, en un futuro pensaré en cuánto camino nos quedaba por recorrer tras 9 - 10 sprints de trabajo.

Estas han sido las cinco grandes claves según mi experiencia:

 

🧘‍♂️ Open-mindedness y mirada al frente


En nuestro caso, para contextualizar el momentum, habíamos llegado prácticamente a un punto de no retorno.

En el proyecto estábamos participando alrededor de diez personas, que iban entrando y saliendo, de hasta tres organizaciones diferentes, con una comunicación que se basaba en:

  • Innumerables mails diarios.

  • Una videoconferencia cada dos semanas.

  • Un Excel pretendía reflejar un retroplanning que no servía para nada.


Llevábamos dos o tres meses intentando avanzar y no conseguíamos ni llegar a comprender en qué punto se encontraba el proyecto hasta que llegamos al primer gran milestone y nos la pegamos. Después de muchas semanas hundidos en estrés (y durmiendo poco) y, como todos, confinados, todo fueron reproches con mails adjuntos a otros mails.

Sin embargo, el “agile” se cruzó en nuestros caminos. Y para seguir avanzando dejamos atrás cualquier crítica destructiva (que se lee rápido, pero fue un ejercicio de entre mindfulness y madurez importante), para recomponernos con mirada al frente, implementar nuevas dinámicas y conseguir que el equipo fluyera.
Vencimos los reproches para abrirnos a empezar a trabajar con una mirada constructiva y dinámicas positivas.

🦸‍♂️ Un agile coach con experiencia


Ninguno de nosotros tenía experiencia alguna en proyectos gestionados desde un approach agile.

Todos sabíamos qué era. Habíamos leído algún libro y dejábamos ir frases como “hemos planificado unos sprints de trabajo”, “estamos trabajando en un MVP” o “tenemos que pivotar según el feedback de cliente”, pero ninguno de nosotros tenía experiencia real gestionando proyectos ágilmente.

Así que se unió al equipo un experto en agile que nos dio un par de clases teóricas y en seguida nos guio para reanudar el proyecto, asignar los roles de product owner y scrum master y trabajar en el backlog de tareas. Durante las primeras semanas estuvo supervisando todas nuestras ceremonias (así se llaman las reuniones en agile) e indicándonos a tiempo real si lo estábamos aplicando correctamente o no.
Y esa aparición fue clave. Clave para mediar entre todas las partes y clave para que interiorizáramos esta nueva metodología.

De hecho, junto al punto anterior, nuestro agile coach nos llevó en pocos días a una dinámica totalmente opuesta de la que veníamos: comunicación (cada día) más fluida, pocos mails, reuniones cortas a diario (standup meetings) y un status clarísimo y actualizado.

 

🎙 Conversación fluida y anticipación


Gran parte de los reproches (antes de empezar con el agile) venían por que, sin ninguna mala intención, no compartíamos potenciales impedimentos con anticipación y de repente aparecían fuegos mayúsculos que se escalaban en las organizaciones sin sentido alguno.

La implementación de las ceremonias típicas de agile (sprint plannings, standup meetings, working time meetings, sprint reviews y sprint retrospective, disculpas si me dejo alguno), nos permitían afrontar tareas y retos en conjunto, en equipo, como un ente único. Todos los movimientos estaban orgánicamente consensuados sin que ningún miembro del equipo actuara por cuenta propia.

Creo que otra de las claves para fomentar la comunicación fácil fue empezar a usar una herramienta, casi para dummies, como Trello. Nadie tuvo ningún problema en saber cómo funcionaba desde el primer minuto.
La puesta en común diaria a través de calls, y a tiempo real en Trello (la herramienta que usamos), nos permitía estar todos al día y anticiparnos a posibles blockers.

Al principio, no negaré que había algunos de los miembros del equipo que insistían mucho en que se compartieran dudas o stoppers por mínimos que fueran, veníamos de tiempos turbios, era normal.

Pero sobretodo, fue un alivio mantener conversaciones concretas debajo de cada una de las tareas en las que nos centrábamos en cada sprint. Es decir, evitar loops de emails interminables, imposibles de seguir o de leer.

 

🎯 Un product owner y un scrum master con ideas claras


Llegados a este punto, desvelar que yo hacía de product owner, tenía las ideas muy claras y, claramente, no sabía como transmitirlas o monitorizarlas para que progresaran según el retroplanning.

El scrum master, en cambio, tenía muy claro que debíamos mantener Trello actualizado y que había una agenda específica en cada una de las distintas ceremonias.
La combinación de ambos factores nos llevó a un terreno en el que fuimos aprendiendo a cómo transmitir y reforzar mensajes importantes.

Me atrevo a decir que también fue clave tener una buena relación y plena confianza entre ambos (¡gracias scrum master! Siento haberte robado algunas funciones en ciertos momentos).

 

🍾 Celebrar las victorias más que ahogarse en las derrotas


¡Ver que todo iba engranando cada vez más que menos rápido era emocionante!  Después de todo lo que habíamos pasado como equipo, nos merecíamos un auto reconocimiento cuando alcanzamos nuestras metas y objetivos.
Tomarnos un momento para saborear pequeñas victorias fue tan importante como dejar pasar las derrotas, con aprendizajes, para seguir centrados en avanzar y construir.

Trabajar a través de esta metodología nos llevó (creo que puedo hablar por todos) a un terreno de confianza, refuerzo positivo y seguridad plena en lo que estábamos haciendo. En cuestión de pocas semanas conseguimos desencallar la situación y ampliar el scope del proyecto, consiguiendo metas que no habríamos llegado en años. Nuestro siguiente paso hubiera sido iterar con clientes reales en las ceremonias de product review.
Por todo ello, recomiendo la gestión de proyectos en agile en un 10.

Y tú, ¿te has encontrado con situaciones parecidas?

Aprovecho para agradecer a todos los miembros del equipo con los que he compartido esta experiencia, con los que hemos aprendido conjuntamente. ¡Gracias!

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